Auparavant, le secrétaire, “confident”, était celui à qui le commerçant (un notable) confiait ses secrets. Cette notion de secret et de confidentialité s’est perpétuée dans le temps, voilà pourquoi, dans l’esprit de beaucoup de chefs d’entreprise le mot secrétaire est toujours synonyme de secret. S’il est vrai que certains entrepreneurs voient ce poste comme la cinquième roue du carrosse, il n’empêche pas moins que certains chefs d’entreprise prennent ce poste très au sérieux. Quelle que soit votre position, il est tout de même important que vous compreniez une bonne fois pour toutes que votre secrétaire, se retrouvera au centre des affaires, ou devrais-je plutôt dire, de vos affaires. Fort de ce constat, il est facile de comprendre à quel point votre projet ainsi que la croissance de votre entreprise dépendront en partie de la qualité de votre recrutement pour ce poste qui est amené à évoluer au fil du temps.
À tel point que le mandat de secrétaire a disparu au profit de celui d’assistante qui au fur et à mesure que son poste évolue sera amenée à endosser de plus en plus de responsabilités, parfois, à tel point que l’assistante de direction devient rapidement un des personnages clé de l’entreprise, pour s’en persuader, il suffit de voir dans quel état de panique peut se retrouver l’entreprise lors des prises de congé. En règle générale, dès leur retour, les assistantes de direction retrouvent leurs bureaux submergés de dossiers que personne ne sait mieux gérer qu’eux. Attention!! Je vous recommande d’apporter une attention, toute particulière à l’idée que se feront vos collaborateurs de ce poste et de la notion d’assistante qui dans l’esprit des gens à souvent tendance à avoir une connotation non pas de collaborateur direct, mais disons de “partenaire”. C’est pourquoi, de procéder à un recadrage si vous vous rendez compte sur le court ou long terme qu’il existe une confusion dans l’esprit d’un client, d’un fournisseur. Ce qui m’amène à faire un constat qu’il me semble utile de porter à votre connaissance, il concerne la répartition des rôles qui avec le temps peuvent devenir confus aux yeux de certains qui seraient tentés de penser que votre assistante n’est pas une collaboratrice, mais “une associée” ou une personne qui détient un pouvoir décisionnaire… Ce n’est pas le cas et ne manquez pas de le faire savoir si le besoin s’en fait ressentir. Dans le cas contraire, vous risquez de vous exposer à de sérieuses déconvenues, voir, des dérapages qui peuvent mettre en difficulté la pérennité de votre entreprise.
Il faut aussi que vous preniez en compte que votre secrétaire, votre assistante, appelez-la comme bon vous semble, fait aussi très souvent office de trait d’union entre les employés, les clients, les fournisseurs. De ce fait, elle a accès à tous les dossiers, ce qui l’amènera à connaître tous les petits secrets, ainsi que les points forts et faibles de VOTRE l’entreprise. La particularité et le paradoxe de ce poste font qu’aussi surprenant que cela puisse paraître, ce poste est très rarement un des mieux payés de l’entreprise de, en effet, il apparaît que hormis des exceptions qui confirment la règle, les assistantes sont davantage guidées par le sens du devoir que par l’appât du gain, ce qui ne devrait pas empêcher le gérant de l’entreprise de verser de temps à autre une petite gratification pour bons et loyaux services.
Pour être convaincu de son importance au sein de la société, il suffit de regarder le contenu des offres d’emploi publiées par les entreprises qui recherchent des assistants de direction. Attention!! Je ne parle pas du nombre d’offre d’emploi, je me réfère aux contenus. À la lecture de ces dernières, il est facile de voir qu’en ce qui concerne ce poste, les expectatives des chefs d’entreprise sont pour le moins élevées.
Et pour cause… Les bons, les vrais chefs d’entreprise digne de ce nom sont exigeants parce qu’ils n’ignorent pas que dans le monde des affaires, la protection des informations est essentielle, tout comme la cohésion de groupe qui repose en grande partie sur des membres aussi importants que le bras droit et l’assistante, qui en plus de cette charge, doit assumer l’accueil et l’organisation qui peuvent marquer une grande différence entre les entreprises qui avancent et celles qui stagnent. C’est une des raisons qui fait que pour ce genre de recrutement qui ne laisse pas de place à l’erreur, les grandes entreprises décident très souvent de confier la tâche aux cabinets de recrutement, qui, en règle générale, arrivent toujours à savoir pourquoi telle ou telle employée se retrouve sur le marché de l’emploi.
Pour une meilleure compréhension du profil, je vous propose de passer en revue les qualifications et compétences requises pour le poste d’une secrétaire et/ou assistante de direction.
– Compétences relationnelles : qui facilitent l’esprit d’équipe, l’écoute, le contact, ainsi que la diplomatie et l’authenticité naturelle nécessaires pour poser des limites.
– Qualité personnelle : rigueur, discrétion, disponibilité, adaptabilité, dynamisme, réactivité, initiative, méthodologie d’organisation et réactivité. Une bonne secrétaire doit être très organisée, et pratiquer une forme de classement compréhensible par tous.
– Qualités intellectuelles et humaines : sens de la réflexion, culture générale, esprit d’analyse, diplomatie et tact. Sa fonction est de prendre les appels entrants dans l’entreprise, mais aussi et surtout de vendre les devis et d’organiser les dossiers selon l’ordre des fournisseurs, clients et prospects redevables à l’entreprise.
– Professionnalisme : Le secrétariat ne doit pas interférer et nuire au travail de l’équipe. Voilà pourquoi, votre secrétaire doit donner l’image d’une personne responsable qui prend à cœur son travail et protège les intérêts de l’entreprise. N’engagez pas quelqu’un qui passe son temps au téléphone, surtout lorsqu’il s’agit de résoudre des problèmes personnels.
– Organisation et planification : La secrétaire doit être capable d’organiser l’emploi du temps du patron et d’organiser ses déplacements selon les intérêts du groupe. Pour cela, il est indispensable qu’elle connaisse les goûts et les attentes de son patron, il est aussi nécessaire qu’elle connaisse le contenu du pacte d’associé de sorte de pouvoir agir en tenant compte des accords express passés entre les partenaires de l’entreprise.
– Qualité externe : Elle doit faire preuve d’une excellente présentation qui doit respecter l’esprit et l’identité de l’entreprise ; sa tenue, son discours doivent être parfaits et ne laisser aucune place au doute. Tant à l’extérieur qu’à l’intérieur de l’entreprise, il faut qu’elle sache être à l’écoute des clients et que dans la mesure du raisonnable et toujours dans le cadre de ses fonctions, elle sache répondre à leurs attentes. La difficulté pour votre secrétaire, sera de trouver le juste milieu qui fasse que le client, le partenaire, ne participe pas à la vie de l’entreprise sans y être invité.
– Une force intérieure : Il vous faut un profil avec un caractère bien trempé, suffisamment en tout cas pour qu’elle résiste au stress et sache faire en toute occasion à la gestion des priorités, je pense notamment, à savoir faire la distinction entre l’important et urgent, et pour finir, savoir dire non quand cela s’impose.
– Compétences techniques professionnelles : maîtrise des logiciels bureautiques, de l’informatique, des nouvelles technologies, bilingue si possible. Ces talents rédactionnels, devraient lui permettre de rédiger vos courriers correctement, de façon précise et irréprochable. Pour finir il est important qu’elle prenne à cœur de relire l’ensemble des courriers avant de les envoyer. Les vôtres y compris.
– Intégrité morale : Il existe un dicton qui dit “Lorsqu’il n’y a pas d’ennemis à l’intérieur, personne ne peut vous atteindre de l’extérieur.” C’est un fait, et personne n’ignore que l’assistante, la secrétaire, quel que soit son nom, reste la meilleure personne pour communiquer des informations sur l’entreprise. Pour cette raison, elle peut faire l’objet de sollicitations, d’offres, ou de tentatives de manipulations qui peuvent l’amener (de gré ou de force) à trahir son employeur. C’est un risque à prendre et malheureusement rien ne peut vous assurer que vous avez pris la bonne décision, seul le temps vous donnera la réponse, mais nous n’avons pas toujours le temps. C’est pourquoi, en tant que dirigeant de l’entreprise (responsable devant la loi et ses salariés) je vous recommande de ne pas perdre de vue que la confiance n’exclut pas le contrôle.
Vous l’aurez compris, il ne sera pas facile de trouver la perle rare, mais si vous avez la chance de l’obtenir, faites tout ce qui est en votre pouvoir pour la garder à vos côtés. Votre seule difficulté sera de trouver les mots pour qu’elle se contente d’être la seconde éternelle aux yeux du monde. Entrepreneur, n’oubliez pas ! Vous pouvez être l’artisan de toutes les réussites, vous aurez tous les honneurs, mais sans votre assistante, cela n’aurait sûrement pas été possible.
Un homme peut-il occuper ce poste ?
Absolument, je pense qu’il n’y a aucun problème à ce qu’un homme puisse occuper ce poste, qui, dans les tout premiers débuts était exclusivement réservé aux hommes. J’ai d’ailleurs moi-même fait l’expérience, le jour où il a fallu couvrir un départ en congé maternité. Au premier abord, mes clients ont été surpris de voir un homme occuper ce poste au sein de l’entreprise, mais avec le temps tout est rapidement entré dans l’ordre, dans la mesure où personne n’a eu à se plaindre de l’organisation du travail et du suivi des tâches. Certains ont même fini par admettre le bien-fondé de ma décision et ont suivi mon exemple !!
N’oubliez pas!
“La confiance est comme le papier, une fois froissée, elle ne peut pas être parfaite.”
La tribu DOC BUSINESS souhaite que vous fassiez part de vos recommandations et de vos recommandations en ce qui concerne l’embauche d’une excellente secrétaire.
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